表格的作用是否清楚也是一个关键所在。很多公司的营销部把表格收上来以后，领导们连看都没有看过，根本就是浪费资源。有一家公司每月都要求业务员填写“市场信息反馈表”，反馈表是每月都交到销售部里，营销老总没有看，市场部的人员也从来就没有看过，销售经理那更是无暇顾及，到底这张表格的作用在哪里谁也说不清楚。后来业务员发现领导是从来不看表格的，他们掌握了这一情况后，就每个月都按一样的内容填写。
表格是一种工具，它是用来为业务的管理服务的。要想表格真正能起到作用，我们首先要让使用表格的人清楚每一个表格的真实作用，尤其是领导先弄清楚所有表格的用途。比如，工作计划表，它是为清晰每个人的工作计划而做的一种表格，它的作用就是要求我们每个人按计划行事，当然，计划是可以变化的，但计划变化时我们会灵活处理。计划表既可以让执行人能清晰自己未来一段时间的工作重点，还可以让领导监控下属的工作是否按计划执行和完成。由此可见，让每一个使用表格的人清楚表格的作用是关键。如果使用表格的人不清楚表格的作用，那就会产生因填表而制表。
第三：不会使用表格
很多企业里的业务员并不会使用他们公司发给他们的表格，这绝对不是贬低那些公司的业务员。我听过一位经理跟我说过的一个实例，他是某生活用纸公司的省区经理，在他管辖的区域，他们就是自己掏钱专门请了一个刚念完大学的女孩来填写表格，以应付公司每天的检查。我问为什么？他说他们省区12个人很少会使用这些表格，因为业务员们都是原来老板的一些亲戚和“战友”。
究其原因，一是在推行这些表格之前没有考虑业务员的水平是否能够接受，二是没有教会业务员填写表格。
第四、表格过多过繁
刚开始使用表格的公司，不能一下子就推出很多表格。有一家生活用纸企业，在2008年开始推行利润管理，要求每个业务员都要计算每个月每人为公司创造了多少利润，而且一下子多了十几张表格，这是一个很大的难题，本来这些表格都应该由财务部或者营销部的财务人员来计算，现在变成是每个业务员都要学会计算，困难是可想而知的。表格多了，销售就根本没有时间去顾及。结果是弄巧反拙，业务员变成了天天都是为了完成这些表格的奴隶。业务员在一般情况下，要是每月填写超过十张表格以上，我想业务员就很快变成“表哥”、“表妹”。
很多设计表格的人就没有想过要填表的人的使用效率，他们往往只是想表格越明细越好，越漂亮越好。企业讲究的是效果和效率，没有效率和效果的东西，你就是设计的非常漂亮也没有作用！我见过一家公司的一份业务行程表，它要求业务员把每天按分钟计算，分解到每分钟做什么，见过什么人，谈了什么话，做了什么事，看了什么超市卖场，一律要写。根本就没有主线，也没有具体对业务有作用的指导性意见进行填写，结果，业务员只是流水帐一样填写，根本就起不了对业务增长的作用。
