按时间管理“四象限”图划分，处理事情的顺序应为：先是既紧急又重要的，接着是重要但不紧急的，再到紧急但不重要的，最后才是既不重要也不紧急的。
“四象限”图法的关键在于第一类和第四类事情的顺序问题，必须非常小心地加以区分。另外，也要注意划分好第一类和第二类事情，都是紧急的，不同之处在于前者能带来更大的价值，实现某种重要目标，而后者不能。
无论你是一个部门的管理者，还是一家大型公司的总经理，你都是一个团队的领导者。那么，卓越领导者与平庸领导者之间的区别是什么呢？
最重要的区别就是，优秀的领导者将时间放在重要但不紧急的区域，普通的领导者将时间放在既紧急又重要的区域。而作为领导者，真正要做的就是那些重要但不紧急的事情，也就是把工作重点放在时间管理的第四象限内。这一类的事情往往对我们的工作影响深远，如辅导（指导）下属工作、建立和推广企业文化、组织下属参加技能培训、了解行业和市场趋势、睡觉、吃饭、健身、改善激励机制和招聘新的优秀人才都在重要但不紧急的区域内。如果相反，我们紧急地吃饭睡觉、紧急地健身、紧急地制订工作计划、紧急地推广企业文化，可能应付当前，但一定隐藏着巨大的隐患。
对于重要的事情，我们应该有条不紊地将它们做好，而不应匆忙应付。
不速之客的来访、不重要的电话等琐事，虽然它们并不重要，但是你又不得不去处理这些属于紧急但不重要区域内的事情。如果不妥善安排，会大大影响工作的效率，正确的方法是采用授权的方法，让自己的下属来处理。
对于那些既紧急又重要的事，要尽量以最短、最快的时间将它们处理完。而那些既不重要也不紧急的事，你就尽量不要去做。如果确实需要做，也要严格限定时间，如写博客、同客户和朋友谈心、打打牌或做一些自己感兴趣的事，这可能使自己的精神放松、生活充实，以便更好地投入新一轮的工作。但一定要限定一个时间，时间一到就立刻停止，千万不要被无聊的人和无关紧要的事缠住。
现在，你不妨回顾一下上周的生活与工作，看看自己在哪个象限花的时间最多？记住，找出最重要的事情，将时间花在最重要的20%的事情上，而不要花在琐碎的80%的事情上，这样，你的工作效率就会显著提高。
一次只处理一件事
当领导总会面临这样那样的问题，这些问题是不是都要由你来处理？如果是，你该先解决哪个问题？这里有一个原则——一次只处理一件事！为什么？
紧急问题不等于重要问题，要把问题处理得今后不再发生。
很多人都有这样的经历：我们正在全神贯注地做一件事情，突然电话铃响了、有人请求协助、下属需要我们帮助解决问题、公司突然又有新的安排……于是，我们不得不被迫中断进行中的工作。这样折腾几个回合，很可能连一件事情都做不完，甚至还会因为不断地被打扰而忘了刚才手头正在做的事，或者刚刚理清的思路也因此被打乱了，不能再继续深入思考下去。
