3?打出去的电话应由秘书代拨?
除非为了表示特别尊重受话者(如长辈或上司),否则先让秘书代拨电话。亲自拨电话常会遭遇线路不通或受话者不在等情况,这类时间的浪费是无可弥补的。
4?尽量将需要打出去的电话集中在一起?
这样做可节省时间。但是对每一个电话所要传递的信息重点,则应事先记下,以免通话后突然想起漏了某些项目而须重拨电话。?
5?避免以题外话作开场白?
除非有意闲聊,否则不应以“您好吗?好久不见了。”或“听说您就要高升了,几时请客?”之类的话语作开端,因为这些话语最容易引起无休止的谈论。最好是以礼貌的方式开门见山地道出原意,例如“张兄,如您现在时间容许,能否答复我两个问题?第一、……第二、……谢谢。”
误区之五:“会议病”困扰
会议本来是沟通意见、解决问题、制定决策的一种有力手段。但是,它却经常被滥加使用,以致成为一种费时费事有碍正常运作的疾病。试问:哪一个组织的管理者——特别是中、上层的管理者——不耗费大量的时间参与许多既无效率又无效能的会议?不少的中、上层管理者曾经指出,会议竟占去他们日常工作时间的四分之一,甚至三分之一!然而更令他们感慨莫名的是,在这么多的会议时间之中,几乎有一半是徒劳无功的浪费!?
“会议病”的原因大概包括以下七种:?
(1)基于合群的愿望而聚会倾谈。有些会议是因“不妨找个时间大家聚一聚,不拘形式地谈一谈本部门有关的问题”而召开。这一类的会议其实与交际或聊天并没有多大差别。?
(2)为符合惯例或传统作风而开会。有些会议是因“历来管理者都利用星期三下午那段时间开会”而召开。这即是一般所谓的“例会”,例会的召开与议案的多少无关,因为它是一种为开会而开会的会议。
(3)为不让他人专美于前而开会。有些会议是因“人家会计处每两星期就举行一次会议,我们人事处又岂能不跟进?”而召开,它并非旨在解决自身的问题。
(4)为表功而开会。有些会议是因“若不多开会,则老板将以为我偷懒”而召开。这一类会议被当作取得上司的信任与好感的手段。?
(5)为推卸责任而开会。有些会议是因“没有理由让我单独承担全部的责任”而召开。这一类会议是欠缺勇气面对决策风险的管理者所惯于采取的招法。
(6)为逃避个别接触所可能产生的尴尬场面而开会。